С 1 сентября 2025 года российские компании начали работать по новому положению о служебных командировках, утверждённому Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Изменения коснулись практически всех аспектов оформления и оплаты командировок, что требует от бухгалтеров и кадровых специалистов пересмотра сложившихся практик.
Что изменилось в порядке оформления командировок?
1. Предельный срок командировки
Одно из главных изменений: теперь максимальный срок командировки определяется не законом, а работодателем. Компания самостоятельно устанавливает предельную продолжительность командировки с учётом:
-
Сложности служебного задания
-
Объёма работ
-
Специфики деятельности
-
Возможностей сотрудника
Это нужно закрепить в локальном нормативном акте (положении о командировках, коллективном договоре или трудовых договорах).
2. Понятие «проездные документы»
В новом положении введён термин «проездные документы», который включает:
-
Билеты на поезд, самолёт, автобус
-
Посадочные талоны
-
Электронные билеты с подтверждением оплаты
-
Чеки из такси и каршеринга
-
Документы о проезде на личном транспорте
Это важно для правильного учёта транспортных расходов и их компенсации сотруднику.
3. Документальное оформление
Список обязательных документов остался прежним:
-
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку
-
Служебное задание
-
Авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов
Однако появились уточнения по содержанию этих документов. В частности, в приказе теперь обязательно указывать:
-
Цель командировки
-
Предполагаемые сроки (с возможностью продления)
-
Источник финансирования
Изменения в расчёте среднего заработка
С 1 сентября 2025 года меняется порядок расчёта среднего заработка для оплаты дней командировки и выходных пособий при увольнении.
Для сотрудников с поденным учётом времени:
Средний дневной заработок = Сумма начисленной зарплаты за 12 месяцев / Количество рабочих дней в расчётном периоде
Выходное пособие = Средний дневной заработок × Количество рабочих дней в месяце
Для сотрудников с суммированным учётом:
Средний часовой заработок = Сумма начисленной зарплаты за 12 месяцев / Количество рабочих часов в расчётном периоде
Выходное пособие = Средний часовой заработок × Среднее количество рабочих часов в месяце
Эти изменения вступили в силу на основании Постановления Правительства РФ от 04.04.2025 № 436.
Новые правила оплаты за ночную работу
Также с 1 сентября 2025 года изменились нормы доплаты за работу в ночное время. Теперь минимальный размер доплаты составляет:
-
35% часовой тарифной ставки за каждый час работы с 22:00 до 06:00
-
Для бюджетников — по отраслевым соглашениям
Работодатели могут устанавливать повышенные размеры доплат.
Что нужно сделать бухгалтерии?
1. Обновить локальные нормативные акты
Внесите изменения в:
-
Положение о командировках
-
Положение об оплате труда
-
Коллективный договор
-
Трудовые договоры (при необходимости)
Обязательно установите:
-
Максимальные сроки командировок
-
Порядок продления командировок
-
Размеры суточных
-
Порядок компенсации проезда и проживания
2. Пересмотреть приказы и формы документов
Убедитесь, что ваши шаблоны приказов о командировках содержат все обязательные реквизиты:
-
Цель командировки (детально)
-
Сроки (начало и окончание)
-
Место командировки (город, адрес организации)
-
Размер суточных и других компенсаций
3. Обновить программное обеспечение
Проверьте, что ваша бухгалтерская программа:
-
Правильно рассчитывает средний заработок по новым правилам
-
Учитывает новые нормы доплаты за ночные часы
-
Формирует документы в соответствии с обновлённым положением
4. Провести обучение сотрудников
Организуйте инструктаж для:
-
Бухгалтеров, ответственных за расчёты
-
Кадровых специалистов
-
Руководителей подразделений
-
Командируемых сотрудников
Особенности учёта расходов на командировки
Суточные
Размер суточных компания устанавливает самостоятельно. Однако для целей налогообложения необлагаемый лимит составляет:
-
700 рублей в день для командировок по России
-
2 500 рублей в день для загранкомандировок
Суммы сверх лимита облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Проезд
Компенсируются документально подтверждённые расходы на:
-
Билеты на транспорт
-
Услуги такси (в разумных пределах)
-
Провоз багажа
-
Бронирование мест
При использовании личного автомобиля компенсация выплачивается по нормам, установленным компанией.
Проживание
Оплачиваются расходы на:
-
Гостиницу или аренду жилья
-
Бронирование номера
-
Дополнительные услуги (в пределах разумного)
Все расходы должны подтверждаться документами.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Не обновили положение о командировках Следствие: расхождения между фактической практикой и локальными актами, претензии сотрудников и проверяющих органов. Решение: своевременно внесите изменения в положение.
Ошибка 2: Неправильный расчёт среднего заработка Следствие: недоплата или переплата сотруднику, налоговые риски. Решение: проверьте настройки расчёта в программе, обучите расчётчиков.
Ошибка 3: Отсутствие документов о проезде Следствие: расходы не принимаются к учёту, доначисление налогов. Решение: требуйте от сотрудников полный комплект документов, включая электронные билеты.
Контроль со стороны проверяющих
Трудовая инспекция и налоговые органы уделяют особое внимание:
-
Правильности оформления командировок
-
Соответствию локальных актов законодательству
-
Обоснованности расходов
-
Наличию подтверждающих документов
Нарушения могут привести к штрафам до 50 000 рублей для компании и до 5 000 рублей для должностных лиц.
Выводы
Новое положение о командировках даёт работодателям больше гибкости в установлении правил, но при этом требует более тщательного подхода к документальному оформлению. Ключевая задача бухгалтерии — своевременно обновить все внутренние документы и настроить процессы учёта в соответствии с новыми требованиями.
Специалисты компании «Бизнес-Партнёр» помогут вам правильно оформить все изменения, обучить сотрудников и настроить учётные системы для работы по новым правилам.
Источники:
-
Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501
-
Постановление Правительства РФ от 04.04.2025 № 436
-
kontursm.ru - "Изменения в работе бухгалтеров с 1 июля 2025 года"
-
42clouds.com - "Что ждет бухгалтеров: ключевые изменения с 1 сентября 2025 года"